Fristen bei der Umsetzung der Whistleblowerhotline
Whistleblowerhotline
Viele Unternehmer/innen fragen sich, wann, ob und in welcher Form sie eine Whistleblower Hotline benötigen. Bis zum 17.12.2023 muss die Hotline in Unternehmen mit 50- 249 Mitarbeitenden umgesetzt sein.
Was ist der Sinn einer Whistleblowerhotline
Was möchte man nun mit den neuen Vorschriften erreichen?
Es sollen Verstöße gegen nationales (optional) und EU-Recht gemeldet werden können
Sinn: Aufdeckung und Unterbindung von Verstößen
Auch Hinweisgeber (Whistleblower) sollen besser geschützt werden
Meldekanäle müssen die Möglichkeit der schriftlichen, mündlichen oder persönlichen Form ermöglichen
Dokumentation erforderlich – schriftlich oder Tonaufzeichnung
Schutz vor Zugriff Unbefugter
Meldung muss jederzeit möglich sein
Ganz wichtig ist der Schutz der Hinweisgeber. In der Vergangenheit machten Whistleblower Schlagzeilen, da sie nach den Enthüllungen extreme Nachteile in Kauf nehmen mussten. In diesen Fällen ging es oftmals um politische Enthüllungen. Es gibt jedoch auch negative Konsequenzen für Informanten in kleinen Unternehmen. Daher nun die wirklich ernsthaften Bemühungen, die Hinweisgeber angemessen und umfassend zu schützen.
Sehr wichtig ist die Gewährleistung der Anonymität.
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Anforderung an die Meldekanäle
Der Meldekanal muss sicher konzipiert, eingerichtet und betrieben werden und die Vertraulichkeit muss gewährleistet sein:
Identität des Hinweisgebers muss vertraulich bleiben
Unbefugte dürfen keine Einsicht erhalten
Wahrung der Identität betrifft nicht nur die Person des Hinweisgebers, sondern auch die von Dritten, die in den Fall involviert sind
Der Hinweisgeber erhält Bestätigung des Eingangs der Informationen (Spätestens nach sieben Tagen)
Benennung einer unparteiischen Ansprechperson
Zweck: Hinweisgeber hat bei weiteren Fragen einen Ansprechpartner
Gegenseitige Rücksprache möglich
Innerhalb welcher Frist muss eine Rückmeldung erfolgen?
Wenn ein Hinweisgeber sich überwindet und eine Meldung abgibt, ist es wichtig, dass er eine Rückmeldung erhält, somit laufen Fristen nach der Meldung. Welche sind das konkret? Ich habe die Fristen für Sie aufgelistet:
Nach maximal drei Monaten muss eine Rückmeldung an den Hinweisgeber erfolgen
Nach 7 Tagen muss eine Eingangsbestätigung der Meldug erfolgen?
Welche Inhalte gehören zu der Rückmeldung?
Wie ist die Information im Unternehmen behandelt worden?
Information, welche Folgemaßnahmen das Unternehmen plant oder bereits umgesetzt hat
Wie muss der interne Meldekanal aufgestellt sein?
Der interne Meldekanal eines Unternehmens muss eine Meldung in mündlicher und schriftlicher Form ermöglichen
Mündliche Meldungen müssen mittels einer geeigneten Art der Sprachübermittlung gewährleistet werden können, z.B. über das Telefon
Auch persönliche Treffen müssen ermöglicht werden!
Gibt es einen Vorrang der internen Meldestelle?
Es gibt keinen Vorrang der internen Meldung gegenüber externen Meldungen.
Hinweisgeber können sich somit unmittelbar an externe Stellen wenden (ohne vorherige Nutzung eines internen Kanals)
Mitgliedstaaten sind verpflichtet, geeignete Behörden als externe Meldestelle zu benennen. Weiterhin sind ausreichend Ressourcen erforderlich.
Es ist eine Bekanntgabe im Unternehmen erforderlich und die
Kontaktdaten der Meldestelle sind sehr wichtig. Weiterhin auch leichte Zugänglichkeit.
3-Stufen System
Unmittelbares Offenlegen von Informationen
Normalerweise 3-Stufensystem
1. Internes Meldesystem
2. Meldung an die zuständige Behörde
3. Information der Öffentlichkeit
Schutz beim öffentlichen Offenlegen von Infos
Haben auch Hinweisgeber Anspruch auf Schutz, die unmittelbar an die Öffentlichkeit gehen?
Hinweisgeber haben unter Umständen auch dann Anspruch auf Schutz, wenn sie Informationen unmittelbar offenlegen
Voraussetzungen:
Hinweisgeber hat interne oder externe Meldung erstattet und es ist keine fristgerechte Rückmeldung erfolgt, oder…
Unmittelbare oder offenkundige Gefährdung des öffentichen Interesses, oder…
Externe Meldung birgt möglicherweise Nachteile für die Verfolgbarkeit und für Unternehmen
Was beinhaltet nun das Vertraulichkeitsgebot?
Die Offenlegung der Identität einer anderen Person nur mit Zustimmung des Hinweisgebers.
Ausgenommen sind Mitarbeiter/innen der zuständigen Behörde oder der internen Meldestelle des Unternehmens.
Auch Fakten, die Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers schließen lassen können sind umfasst.
Adresse oder berufliche Tätigkeit im Unternehmen beispielsweise.
Wichtig: Die Whistleblower-Richtlinie harmonisiert mit der Datenschutz-Grundverordnung
Die Verarbeitung etwaiger personenbezogener Daten von Behörden ist damit rechtlich erlaubt
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